1959 erhielten die beiden größten Bibliotheken des Staatsarchivs, die Bibliothek des Kriegsarchivs und die Bibliothek des Haus-, Hof- und Staatsarchivs, eine gemeinsame Direktion mit Sitz im Kriegsarchiv (damals Stiftgasse 2a, 1070 Wien).
1984 wurden alle Bibliotheken im Bereich des Staatsarchivs formal in der Organisationseinheit „Bibliothek des Staatsarchivs“ zusammengefasst. Erst mit der schrittweisen Besiedelung des neuen Zentralarchivgebäudes Nottendorfer Gasse 2 konnte es auch zu einer räumlichen Zentralisierung der Bibliotheksbestände kommen.
2004 wurde die Bibliothek als selbständige Organisationseinheit aufgelöst und der „Stabsabteilung“ eingegliedert. Die fachliche Aufsicht in Bibliotheksbelangen führt seither die Administrative Bibliothek des Bundes. Seit 2012 ist die Bibliothek wieder Teil des Kriegsarchivs.
Die früher eng an die einzelnen Archivabteilungen gebundenen und mit ihnen gewachsenen Bibliotheken wurden mit der Übersiedelung fast aller Teilarchive in das neue Staatsarchivgebäude zusammengelegt. Eine Bestandsgeschichte der Gesamtbibliothek kann sich daher nur aus den Bestandsgeschichten der Teilbibliotheken zusammensetzen:
Bibliothek des Kriegsarchivs („Altbestand“)
1776 wurde durch den Präsidenten des Hofkriegsrates, Feldmarschall Andreas Graf Hadik, im Zuge einer Neugestaltung des hofkriegsrätlichen Kanzleiarchivs die Vereinigung der im Hofkriegsrat vorhandenen Literatur zur Kriegskunst mit der „Genie-Bibliothek“ aus der Verlassenschaft des Feldzeugmeisters Paul von Bohn (1697–1759) angeordnet. Ihr Bestand umfasste zunächst rund 150 Bände.
1801 wurde sie der „Abteilung für Theorie und Geschichte der Kriegswissenschaften“ des Generalquartiermeisterstabes unterstellt, die ihrerseits bereits eine kleine Bibliothek besaß. Im Jahre 1802 umfasste die Bibliothek bereits 1.500 Bände.
Ab 1808 wurde die Bibliothek als eigenständige Abteilung des Kriegsarchivs geführt und erhielt 1811 (Bestand: 5.000 Bände) den Namen „Kriegsbibliothek“. Als entscheidender und prägender Förderer erwies sich Wenzel Graf Radetzky (1766–1858), der sie mit dem Auftrag, Literatur aller Wissensgebiete zu sammeln, zu einer Art universeller Bildungsbibliothek für Offiziere ausgestalten wollte und damit die Grundstruktur des „Altbestandes“ bis zum Ende der Monarchie bestimmte.
Die zweite Hälfte des 19. Jahrhunderts ließ die Bibliothek, was Zahl und Wert des Bestandes betrifft, einerseits durch beträchtliche regelmäßige Neuerwerbungen, andererseits durch große und wertvolle Schenkungen rasch anwachsen.
Infolge der Auflösung zahlreicher militärischer Institutionen und Einrichtungen der Monarchie (Unterrichtsanstalten, Militärbehörden etc.) nach dem Ersten Weltkrieg gelangten große Buchbestände verschiedenster Art in die Bibliothek des Kriegsarchivs, die zu einem geringen Teil noch in den „Altbestand“ eingearbeitet wurden. In einigen Fällen sind sie als selbständige Bibliothekskörper erhalten geblieben. Dazu gehören:
„Neubestand“ (Bibliotheken des Kriegsarchivs und des Allgemeinen Verwaltungsarchivs)
1924 wurde der durch handschriftliche Nachträge völlig unübersichtlich gewordene Systematische Katalog abgebrochen, die Signierung und Aufstellung nach "numerus currens" eingeführt und ein Zettelkatalog nach den „Preußischen Instruktionen“ begonnen.
Dieser „Neubestand“ setzt sich im wesentlichen aus nach 1900 erschienener Literatur zusammen. Nur in einigen ziemlich scharf abgegrenzten Signaturengruppen findet sich auch historisches Buchgut, das sich infolge von Spenden, vor allem aus den Jahren 1938 bis 1945, in denen die Bibliothek der Deutschen Heeresbibliothek in Berlin unterstand, angesammelt hat.
Der „Neubestand“ wird bis heute erweitert und bildet gemeinsam mit der Bibliothek des Haus-, Hof- und Staatsarchivs den „lebenden“ Teil der Bibliothek. Er beinhaltet alle Neuzugänge, sofern diese nicht der Bibliothek des Haus-, Hof- und Staatsarchivs zugeordnet werden.
Die Bibliothek des Allgemeinen Verwaltungsarchivs wurde vollständig in den Katalog „Neubestand“ eingearbeitet, behielt aber ihre typischen Signaturen.
Alle Werke, die ab 1995 katalogisiert wurden, sind auch im Online-Katalog zu finden.
Bibliothek des Haus-, Hof- und Staatsarchivs
Auch diese Bibliothek gliedert sich nach der geschichtlichen Entwicklung in mehrere Teilbestände, deren größter die eigentliche „Archivbibliothek“ ist.
Aus Anlass der Gründung des „Geheimen Hausarchivs“ im Jahre 1749 wurden aus der k. k. Hofbibliothek einige Bücher zur Bildung einer Handbibliothek abgetreten. Die „Archivbibliothek“ des Haus-, Hof- und Staatsarchivs umfasst heute rund 80.000 Bände.
Im Zuge der in den letzten Jahren durchgeführten Neugliederung der Bibliothek des Staatsarchivs wurde – in Analogie zur Abgabe der entsprechenden Archivbestände – die „zeitgeschichtliche“ (d.h. sich auf die Zeit nach 1918 beziehende) Literatur aus dem Haus-, Hof- und Staatsarchiv ins Zentralarchiv verlagert und in den „Neubestand“ integriert.
Die „Bibliothek der Geheimen Haus-, Hof- und Staatskanzlei“ (später: Bibliothek des k. (u.) k. Ministeriums des Äußern“) entstand zur Zeit der Errichtung der Staatskanzlei (1742) und erhielt in der Ära des Staatskanzlers Wenzel Anton Graf (Fürst) Kaunitz-Rietberg eine regelmäßige Dotation für Neuankäufe. Mit Einstellung dieser Dotation 1922 wurde der Bestand der „Ministerialbibliothek“ auf diesem Stand (16.000 Bände) eingefroren.
Die Bibliothek der „k. k. Akademie der Orientalischen Sprachen“ (gegründet 1754, ab 1898: Konsularakademie) umfasste um 1839 schon an die 5.000 Werke. 1949 wurde sie aufgelöst und Teile dem Orientalischen Institut der Universität Wien (vor allem die spezifisch sprachwissenschaftlichen Werke), dem Haus-, Hof- und Staatsarchiv (517 Handschriften und Archivmaterial) und der Bibliothek des Haus-, Hof- und Staatsarchivs (ca. 8.000 Bände) übergeben.
Bibliothek des Allgemeinen Verwaltungsarchivs
Die ehemalige Bibliothek des Allgemeinen Verwaltungsarchivs wurde im Wesentlichen ab 1927 neu aufgebaut, nachdem beim Brand des Justizpalastes sowohl die Bibliothek des Staatsarchivs des Innern und der Justiz als auch die Bibliothek des k. k. Archivrates vernichtet worden waren.
Durch Doublettenzuwendungen anderer Bibliotheken, entscheidend erweitert durch die Übernahme der Bibliothek des Adelsarchivs (1932) und von Buchbeständen aus einigen Ministerien (1938), ergänzt durch Schenkungen und den Ankauf von Privatbibliotheken – darunter die bedeutende Büchersammlung des Genealogen und Heraldikers Ernst Krahl (1858–1926) – entstand nach und nach eine Bibliothek von rund 30.000 Bänden.
Der Bibliothekskatalog wurde retrospektiv in den Neubestand eingearbeitet.
Bibliothek des Hofkammerarchivs
Die Handbibliothek des Hofkammerarchivs (rund 9.000 Bände) geht – die Bestände der alten Hofkammerbibliothek befinden sich heute in verschiedenen Ministerialbibliotheken und in der Bibliothek der Montanuniversität Leoben – in ihren Anfängen auf das ausgehende 19. Jahrhundert zurück und entwickelte sich durch gezielte Ankäufe und einige wichtige Schenkungen zu einer Spezialbibliothek für (vorwiegend österreichische) Finanz-, Wirtschafts-, Handels- und Bevölkerungsgeschichte.
Neuzugänge
In jüngster Zeit erhielt die Bibliothek des Staatsarchivs einige wertvolle Ergänzungen: