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Glossar

Der Begriff „Archiv“

Speicher im Allgemeinen Verwaltungsarchiv

Der populäre Sprachgebrauch verwendet den Begriff „Archiv“ heute derart inflationär, dass beinahe alles, was Altes, aber noch Wertvolles bzw. Nützliches aufbewahrt und zugänglich macht, als Archiv bezeichnet wird. Archiv leitet sich aber nicht von griechisch archaios(alt) ab, sondern von arché (Regierung, Behörde, Amt).

Was ist ein Archiv?

Archive im eigentlichen Wortsinn sind sehr komplexe Institutionen. Der Zugang zu dem in Archiven verwahrten Archivgut stellt daher in der Regel auch viel höhere Anforderungen als die Arbeit mit den Druckwerken einer Bibliothek. Archivalien sind anders als Bibliotheksgut absolute Unikate.

Gegenstand archivischer Verwahrung und Betreuung ist heute das gesamte Schrift-, Bild- und Tongut, das als dokumentarischer Niederschlag der Tätigkeit staatlicher und nichtstaatlicher Dienststellen, aber auch sonstiger Einrichtungen, Verbände, Betriebe oder Einzelpersonen erwächst, soweit es wegen seines rechtlich-verwaltungsmäßigen, seines historischen, aber auch seines wissenschaftlich-technischen oder künstlerischen Quellenwertes als ‚archivwürdig’ zu dauernder Aufbewahrung bestimmt wird. Eckhart G. Franz

Archivgut wird von Archiven nicht gezielt gesammelt und angekauft, sondern wächst ihnen seitens des Archivträgers und Schriftgutproduzenten – eine oder mehrere Behörden, Dienststellen und sonstige Registratur bildende Institutionen oder auch natürliche Personen – gleichsam automatisch zu.

Eine Sammeltätigkeit findet in Archiven nur begleitend und in begrenztem Maße statt.

Schriftguttypen und Siegel

Zuständigkeitsabgrenzung

Archivgesetze regeln heute in den meisten Ländern die Abgabepflichten der Behörden. Die örtliche und sachliche Zuständigkeit eines Archivs entspricht den Kompetenzen der Behörden, von denen das Archiv Schriftgut übernimmt. Für die Frühe Neuzeit ist die Zuständigkeitsfrage nicht immer leicht zu beantworten. Die Klärung setzt oft verwaltungshistorisches Grundwissen voraus.

Der Verbleib privater Schriftennachlässe sowie von Adels- und Familienarchiven, für die ja keine Abgabepflicht an ein staatliches Archiv besteht, hängt bisweilen mehr von Überlieferungszufällen als von logischen Gesichtspunkten ab.

Archive als „Gedächtnisspeicher“

Archive sind zunächst das „Gedächtnis“ der sie tragenden und speisenden Verwaltung, übernehmen also wichtige Aufgaben der Rechtssicherung. Als „Rohstofflager der historischen Forschung“, zu denen sie in der 2. Hälfte des 19. Jahrhunderts geworden sind, dürfen sie heute den Anspruch erheben, auch in einem viel weiteren Sinne „Gedächtnisspeicher“ zu sein.

Schriftproben

Vorkenntnisse

Die archivierten Spuren vergangener Verwaltungstätigkeit stellen anders als literarische oder historiographische Erzeugnisse „unabsichtliche Quellen“ dar. Will man sie zum Sprechen bringen, so sind gewisse historische und hilfswissenschaftliche Grundkenntnisse und eine Vertrautheit mit archivwissenschaftlichen Basisbegriffen erforderlich.

Komplexe Ordnungsstrukturen

Ein wesentlicher Grund für den oft steinigen Weg zum gesuchten Material sind – neben Problemen mit Sprache und Schrift älterer handschriftlicher Texte – auch die sehr speziellen Ordnungsstrukturen eines Archivs und seiner Bestände.

Anders als bei Bibliotheken und bloßen „Sammlungen“ folgt der Aufbau eines Archivs mit wenigen Ausnahmen keinem künstlichen Ordnungsschema nach Betreffen, Sachthemen oder laufender Acquisitionsnummer (numerus currens).

Das „Provenienzprinzip“

Urkundenkassetten im Haus-, Hof- und Staatsarchiv

Spätestens an der Wende vom 19. zum 20. Jahrhundert hat sich in der internationalen Archivlandschaft das „Provenienzprinzip“ (Herkunftsprinzip) durchgesetzt, wonach das von einer Behörde, Dienststelle usw. zu übernehmende Registraturgut möglichst in seinem Entstehungszusammenhang und, sofern brauchbar, im ursprünglichen Ordnungszustand belassen wird (Registraturprinzip).

Im Archiv bildet dann idealerweise das übernommene Schriftgut einer Behörde jeweils einen (unvermischten) „Bestand“.

Eine „Generalkartei“ aller im verwahrten Archivgut genannten Personen, Sachen und Orte existiert daher nicht.

Archive leisten aus diesem Grund nur eingeschränkt dokumentarische Arbeit. Entgegen einer weit verbreiteten Hoffnung stellen sie nicht gleichsam auf Knopfdruck Materialsammlungen zu bestimmten Personen oder Sachthemen bereit.

Ansatzpunkt der Forschung ist fast immer die Schriftgut produzierende Behörde. Die Grundfrage lautet daher: „Welche Behörde war zu einem gegebenen Zeitpunkt für den Verwaltungsbereich, in den das Forschungsthema fällt, sachlich und örtlich zuständig?“

Das „Provenienzprinzip“ wird auf vielen Ebenen wirksam: Es prägt nicht nur die innere Struktur der Bestände, sondern auch den Aufbau des Archivs (Tektonik).

Nachteile des „Pertinenzprinzips“

Bullenstempel der Kaiser Matthias, Ferdinand II., Ferdinand III. mit verschließbarer Holzkassette (1613- 1657)

Für das „Provenienzprinzip“ sprechen gewichtige Gründe, auch wenn es in der Praxis oft als wenig „benützerfreundlich“ empfunden wird.

Das ältere „Pertinenzprinzip“, demzufolge man früher in Archiven Behördenschriftgut ohne Rücksicht auf die Provenienz nach Sachbetreffen aufteilte, ist nur auf den ersten Blick praktisch und in den meisten Fällen gar nicht konsequent umsetzbar. Es zerstört jedenfalls alle Entstehungszusammenhänge und raubt der wissenschaftlichen Forschung so wichtige Erkenntnischancen.

„Sammlungen“ in Archiven

Nach Betreffen oder künstlichen Kriterien sind in Archiven auch heute noch die aus Archivalien oder Sammelgut gebildeten so genannten „Sammlungen“ gegliedert.

Spezielle Archivalien oder Aktenbeilagen (Urkunden, Karten, Bilder, Photographien) wurden, nicht zuletzt weil sie aus konservatorischen Gründen eine Sonderlegung verlangen, von jeher gerne aus ihrem Registraturzusammenhang entnommen (abgesondertes Archivgut) und zu „Selekten“ oder Sammlungen zusammengefasst.

Hinzu kommen „echte“ Sammlungen, die aus dokumentarischen Gründen angelegt wurden und aus Sammelgut bestehen (Handschriftensammlung, Siegelabguss-, Siegelstempel-, Plakat-, Flugblätter- oder Zeitungsausschnittsammlungen, zeitgeschichtliche Dokumentationen usw.).
Damit solche Selekte oder künstlich gebildete „Sammlungen“ benützbar bleiben, muss freilich jedes Stück verzeichnet werden. Diese Segmente eines Archivs sind daher üblicherweise sehr praktisch zu benützen.

Speicheransicht Haus-, Hof- und Staatsarchiv

Arbeitspraktische Nachteile des „Respekts vor gewachsenen Strukturen“

Das seit dem späten 19. Jahrhundert massenhaft in die Archive strömende Behördenschriftgut konnte meist nicht in dieser Dichte erschlossen werden.

Die „vorarchivische Ordnung“ musste hier daher aus wissenschaftlichen Gründen (nach dem Gebot des Provenienzprinzips), aber auch aus praktischen Erwägungen erhalten bleiben.

Solches Behördenschriftgut ist in vielen Fällen weiterhin nur über die zeitgenössisch bei der Behörde selbst angelegten Hilfsmittel (Indices, Protokolle, Karteien) zugänglich. Die archivische Verzeichnung reicht dann oft nicht tiefer als die „Verpackungseinheit“ (Karton oder Faszikel).

Einige archivwissenschaftliche Grundbegriffe (Glossar)

Archivgut: die „archivwürdigen“ und daher in Archiven auf Dauer aufbewahrten Segmente von Registraturgut. Die Einzelkomponenten bezeichnet man als Archivalien (Singular: die Archivalie, das Archivale).

Archivalien: Unspezifischer Überbegriff für (physische) Einheiten von Archivgut (Singular: das Archivale, österreichisch auch: die Archivalie)

Archivaliengattungen: Im deutschen Sprachraum unterscheidet man üblicherweise Urkunden, Akten und Geschäftsbücher (Amtsbücher).

Archivalisch: das Archivgut/die Archivalien betreffend

Archivalische Einheit: Kleinste gezielt bestellbare Archivguteinheit auf je nach Verzeichnungsdichte unterschiedlicher Tektonikstufe (Karton, Akt, Einzelstück)

Archivarisch: den Archivar betreffend

Archivierung: die sachgemäße Aufbewahrung und Nutzbarmachung von Archivgut durch Bewertung, Erschließung, Erhaltung und Bereitstellung

Archivisch: das Archiv als Institution betreffend

Archivtypen: Bundesarchive, Landesarchive, kommunale Archive, Parlamentsarchive, kirchliche Archive, Wirtschaftsarchive, Parteiarchive, Familienarchive, Universitätsarchive, Medienarchive usw.

Archivwürdig: dauernd aufzubewahren, weil von rechtlichem, historischem, künstlerischem oder sonstigem Wert und entsprechender Aussagekraft. Archivwürdigkeit ist wesentliches Kriterium der „Bewertung“.

Bestand: Archivgutkomplex auf oberer Tektonikstufe, der idealerweise auf der Grundlage gemeinsamer Provenienz Struktur und Tätigkeit des Registraturbildners widerspiegelt („Archivkörper“). In der Praxis natürlich auch künstlich geformt oder aus Sammelgut bestehend

Bewertung: Scheidung des archivwürdigen, also dauerhaft aufzubewahrenden Teils des zur Übernahme angebotenen Registraturguts, von den nicht-archivwürdigen, also zu kassierenden (skartierenden) Teilen

Eintrag(ung): kleinste zusammenhängende, in sich abgeschlossene logische Texteinheit vor allem in Geschäftsbüchern (Amtsbüchern)

Fremdprovenienz: Archivgut, das von Registraturbildnern stammt, die üblicherweise nicht an dieses Archiv abgeben (z.B. Familienarchive oder „private“ Schriftennachlässe in einem staatlichen Archiv)

Provenienz: die Herkunft oder besser: die Herkunftsgemeinschaft von (Verwaltungs-)Aufzeichnungen, im übertragenen archivwissenschaftlichen Sinne auch die schriftliche „Hinterlassenschaft“ einer Behörde, Institution usw. insgesamt

Registratur (Ablage): ursprünglich die Hilfsabteilung einer Verwaltungsdienststelle, die die für den laufenden Betrieb noch benötigten Aufzeichnungen geordnet verwaltet und bei Bedarf zur Verfügung stellt. Der Begriff kann auch für den Schriftgutbestand insgesamt verwendet werden, wenn das Schriftgut in seinem ursprünglichen Aufbau verbleibt (auch: „Archivkörper“).

Registraturbildner (Provenienzstelle, auch „Aktenbildner“): Behörden, Verwaltungsdienststellen, sonstige Institutionen oder natürliche Personen, bei deren Verwaltungs- bzw. Geschäftstätigkeit Registraturgut anfällt

Registraturgut (Geschäftsschriftgut): die Gesamtheit des bei einem Registraturbildner anfallenden Schrift-, Bild- und Tonguts.

Registraturprinzip: Aus dem Provenienzprinzip abgeleitetes Prinzip, wonach der (brauchbare) Ordnungszustand einer Registratur bei der Archivierung beibehalten oder wiederhergestellt wird.

Sammlung: eine künstliche Vereinigung von Schrift-, Bild- oder Tongut ohne Rücksicht auf dessen Provenienz (Selekt) oder die Zusammenfassung von bloßem Sammelgut

Schriftgut: die Gesamtheit der bei einem Registraturbildner im Geschäftsgang anfallenden schriftlichen Aufzeichnungen, auch in elektronischer Form

Schriftstück: nicht weiter teilbarer Schriftträger mit schriftlichen Aufzeichnungen

Schutzfrist (Sperrfrist): Archivgesetzlich bestimmte Frist, innerhalb welcher Archivgut für die allgemeine Benützung gesperrt ist

Tektonik (Beständeplan): Aufbau eines Archivs nach Bestandsgruppen, Beständen, Teilbeständen, Serien usw.

Einführungsliteratur

  • Leesch, Wolfgang: Internationale Archivbibliographie. 2. Auflage München etc. 1993 (Adolf Brenneke-Wolfgang Leesch: Archivkunde 2)
  • Brenneke, Adolf (bearbeitet von Wolfgang Leesch): Archivkunde. Ein Beitrag zur Theorie und Geschichte des europäischen Archivwesens. Leipzig 1953 (Nachdruck München etc. 1988)
  • Franz, Eckhart G.: Einführung in die Archivkunde. Darmstadt 5. Aufl. 1999
  • Goldinger, Walter: Geschichte des österreichischen Archivwesens. Wien-Horn 1957 (Mitteilungen des Österreichischen Staatsarchivs Ergänzungsband 5)
  • Menne-Haritz, Angelika: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. 3. Aufl. Marburg 2000 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 20)
  • Papritz, Johannes: Archivwissenschaft 4 Bde. Marburg 1976 u.ö.
  • Reimann, Norbert (Hrsg.): Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste. Fachrichtung Archiv. Münster 2004

Eine sehr nützliche Einführung für den interessierten Laien bietet Burkhardt, Martin: Arbeiten im Archiv. Paderborn etc. 2006 (auch als e-book). Vgl. auch Brenner-Wilczek, Sabine/Cepl-Kaufmann, Gertrude/Plassmann, Max: Einführung in die moderne Archivarbeit. Darmstadt 2006.